Utiliser la règle de la caméra et de l’enregistreur
Écrivez ce qu’une caméra pourrait montrer et ce qu’un enregistreur pourrait capter : mouvements, heures, état visible, mots exacts et séquence. « Agressif » est une conclusion ; « s’est tenu à moins d’un mètre, a pointé du doigt et a crié “Tu ne l’emmèneras pas” » est un récit qu’un lecteur peut évaluer. « Négligé » est une conclusion ; « l’inhalateur prescrit n’était pas dans le sac lors de la récupération » est une observation.
Vous pouvez consigner une préoccupation réelle, mais étiquetez-la : « J’étais préoccupé parce que… » suivi de la base observable. Cela garde l’événement et l’interprétation distincts.
Construire le rapport en six passages
- Ancrez la date, l’heure, le lieu et les personnes présentes.
- Indiquez l’arrangement attendu ou le contexte pertinent en une phrase.
- Décrivez les événements dans l’ordre, en utilisant d’abord l’observation directe.
- Mettez les mots prononcés exacts entre guillemets uniquement lorsque vous vous en souvenez précisément.
- Indiquez l’effet pratique sur l’enfant ou l’arrangement sans exagération.
- Notez l’action entreprise, le contact professionnel et les références des preuves.
Si un fait vient d’un message, d’un autre adulte ou d’un enfant, dites-le. Les règles relatives au ouï-dire diffèrent, mais l’étiquetage des sources est utile partout.
Modèle de rapport d’incident réutilisable
DATE/HEURE DE L’INCIDENT :
DATE/HEURE DE RÉDACTION :
LIEU :
PERSONNES PRÉSENTES :
ARRANGEMENT ATTENDU / CONTEXTE PERTINENT :
OBSERVATIONS DIRECTES DANS L’ORDRE CHRONOLOGIQUE :
MOTS EXACTS (uniquement si rappelés précisément) :
INFORMATIONS PROVENANT D’AUTRES + QUI LES A DONNÉES :
IMPACT PRATIQUE SUR L’ENFANT/L’ARRANGEMENT :
ACTION ENTREPRISE / CONTACT PROFESSIONNEL :
RÉFÉRENCES DES PREUVES :
SUIVI OU ADDENDUM ULTÉRIEUR :Avant et après : émotionnel versus factuel
Avant : « Il a encore fait une crise terrifiante au transfert et a traumatisé les enfants devant tout le monde. »
Après : « À 18:03 devant la bibliothèque, J a élevé la voix et a dit : “Ils restent avec moi.” Il s’est tenu devant la porte arrière côté passager pendant environ deux minutes. A et M sont restés dans la voiture. A s’est bouché les oreilles et a commencé à pleurer. Le membre du personnel de la bibliothèque R Patel est sorti à 18:05. J s’est éloigné de la porte à 18:06 et je suis parti en voiture. J’ai envoyé un e-mail à mon solicitor à 19:12. Preuves : reçu du parking IR04-A ; e-mail IR04-B. »
La version factuelle conserve la gravité de la conduite et son impact. Elle retire les étiquettes chargées, fournit la séquence, identifie un témoin et renvoie aux éléments.
Savoir quand un rapport doit devenir plusieurs
Utilisez un rapport pour un incident continu. Séparez le relevé lorsque les événements se produisent à des jours différents, lorsque des preuves différentes s’appliquent, ou lorsqu’une conséquence ultérieure nécessite son propre suivi. Liez les rapports connexes avec une étiquette commune. Ne réécrivez pas l’original pour ajouter un nouveau développement. Ajoutez un addendum daté : « Le 21 May, l’école a confirmé… »
Cela évite que le recul s’infiltre dans le premier compte rendu et rend la chronologie honnête sur le moment où chaque fait a été connu.
La sécurité passe avant la documentation
Un article ne peut pas vous dire si un événement constitue une urgence. Si quelqu’un est exposé à un danger immédiat, contactez les services d’urgence locaux. Pour les préoccupations relatives à la sécurité de l’enfant, à la santé ou aux violences domestiques, utilisez le professionnel local approprié ou un service spécialisé. Ne retardez pas l’aide pour obtenir un meilleur dossier, et ne confrontez pas quelqu’un simplement pour créer une preuve.
Une fois les besoins immédiats traités, notez qui a été contacté, quand, tout numéro de référence, et ce que vous avez directement observé. Évitez de déclarer qu’un crime, une violation ou un diagnostic a eu lieu sauf si une autorité qualifiée l’a établi.
Quelle longueur doit avoir un rapport d’incident ?
Assez long pour préserver les faits matériels et assez court pour que chaque phrase ait une fonction. Un rapport clair d’une page est souvent plus utile qu’un récit répétitif.
Que faire si je ne me souviens pas des mots exacts ?
N’utilisez pas de guillemets. Écrivez que vous vous souvenez de propos allant dans un certain sens, indiquez toute incertitude et conservez tout message original ou enregistrement légalement disponible.
Dois-je inclure ma propre réaction ?
Incluez les actions pertinentes pour la séquence, la sécurité ou l’impact sur l’enfant. Évitez de justifier chaque choix ; indiquez ce que vous avez fait et laissez la chronologie montrer le contexte.
Sources