Mit dem geplanten Kontakt beginnen
Nennen Sie zuerst die Grundlage: Beschluss, schriftliche Vereinbarung, Kalendereintrag oder bestätigte Nachricht. Erfassen Sie Datum, geplanten Beginn, geplantes Ende, Übergabeort und Dokumentverweis. So wird aus dem Protokoll ein Vergleich zwischen Plan und Wirklichkeit. Wenn der Punkt später in einer Beratung auftaucht, kann die Fachperson dadurch schneller erkennen, ob der Eintrag eine Quelle, eine Beobachtung oder nur eine offene Frage beschreibt.
Den tatsächlichen Verlauf getrennt erfassen
Nutzen Sie eigene Felder für tatsächlichen Beginn, tatsächliches Ende, ob der Kontakt stattfand und ob eine Änderung vereinbart war. Wenn ein Grund per Nachricht genannt wurde, fassen Sie ihn knapp zusammen und bewahren den vollständigen Verlauf auf. Wenn der Punkt später in einer Beratung auftaucht, kann die Fachperson dadurch schneller erkennen, ob der Eintrag eine Quelle, eine Beobachtung oder nur eine offene Frage beschreibt.
Auch normale Kontakte aufnehmen
Ein Protokoll nur mit Problemen wirkt schnell ausgewählt. Tragen Sie durchgeführte Kontakte, vereinbarte Änderungen und Nachholtermine ebenfalls ein. Diese normalen Einträge schaffen den Maßstab, an dem wiederholte Ausfälle sichtbar werden. Wenn der Punkt später in einer Beratung auftaucht, kann die Fachperson dadurch schneller erkennen, ob der Eintrag eine Quelle, eine Beobachtung oder nur eine offene Frage beschreibt.
Jeden Eintrag mit einer Quelle verbinden
Verweisen Sie auf Nachricht, Anrufliste, Kalender, Fahrbeleg, Schulnotiz oder unmittelbare Beobachtung. Erzwingen Sie keinen schwachen Beleg. Ein leeres Nachweisfeld ist ehrlicher als der Eindruck, ein Beweis liege vor. Wenn der Punkt später in einer Beratung auftaucht, kann die Fachperson dadurch schneller erkennen, ob der Eintrag eine Quelle, eine Beobachtung oder nur eine offene Frage beschreibt.
Für die fachliche Prüfung vorbereiten
Filtern Sie vor der Weitergabe nach Zeitraum und Thema. Ergänzen Sie eine kurze Notiz zur Prüfungsfrage, etwa ausgefallene Wochenendkontakte oder wiederholt verspätete Rückgaben. Originale bleiben gesondert erhalten. Wenn der Punkt später in einer Beratung auftaucht, kann die Fachperson dadurch schneller erkennen, ob der Eintrag eine Quelle, eine Beobachtung oder nur eine offene Frage beschreibt.
Checkliste für das Kontaktprotokoll
Nutzen Sie diese Punkte für jeden Umgangszeitraum.
Kopierbare Zeile für das Kontaktprotokoll
In Tabelle einfügen oder als Casewell-Eintrag verwenden.
DATUM:
GRUNDLAGE DES PLANS:
GEPLANTER KONTAKT:
TATSÄCHLICHER KONTAKT:
ÜBERGABEORT:
ANWESENDE PERSONEN:
ZUSAMMENFASSUNG DER KOMMUNIKATION:
NACHWEISVERWEISE:
KIND BEZOGENE AUSWIRKUNG:
NACHHOLZEIT ODER FOLGE:
UNBEKANNTE PUNKTE:- Geeignete Formulierung
Umgang war laut ORD-03 von 10:00 bis 16:00 geplant. Beginn 11:12. Nachricht um 09:48 nannte Verkehr. Screenshot MSG-044 beigefügt.
- Schwache Formulierung
Schon wieder zu spät und offensichtlich wird die Regelung nicht ernst genommen.
Beispiel eines prüfbaren Kontakteintrags
Ein guter Eintrag nennt Fakten und Grenzen.
- Geplant
Samstag 10:00 bis 16:00, Übergabe am Parkplatz der Bibliothek, Quelle ORD-03.
- Tatsächlich
Übergabe um 11:12 abgeschlossen. Rückgabe 16:02.
- Kommunikation
Nachricht um 09:48 nannte Verkehr. Im Verlauf keine frühere Mitteilung.
- Nachweis
Screenshot MSG-044 und vollständiger Nachrichtenexport aufbewahrt.
- Grenze
Grund der Verspätung nicht unabhängig geprüft.
Aus dem Protokoll eine prüfbare Chronologie machen
Casewell speichert jeden Kontakteintrag privat, hält Screenshots und Dateien am passenden Ereignis und erstellt gefilterte PDF-Exporte für anwaltliche Prüfung, Mediation oder Vorbereitung auf das Familiengericht. Die Auswahl bleibt dadurch enger, nachvollziehbarer und besser für eine konkrete Prüfungsfrage geeignet.
Kostenlos testenSollte ich auch erfolgreiche Kontakte eintragen?
Ja. Erfolgreiche und gewöhnliche Kontakte zeigen den Ausgangspunkt. Dadurch erkennt eine Fachperson besser, ob spätere Ausfälle oder Verspätungen Teil eines Musters sind.
Ist ein Kontaktprotokoll automatisch Beweismittel?
Es kann die Vorbereitung unterstützen. Ob und wie es verwendet wird, hängt von Verfahren, Relevanz und örtlichen Regeln ab. Bewahren Sie die Quellen hinter jedem Eintrag auf.
Wie ausführlich soll ein Eintrag sein?
Er sollte Plan, tatsächlichen Verlauf, Nachweis und nächsten Schritt rekonstruierbar machen. Ein kurzer vollständiger Eintrag ist meist stärker als ein langer wertender Text.
Quellen