Seguimiento de gastos de menores

Tabla copiable de seguimiento de gastos

ID DE GASTO: EXP-[AÑO]-[NÚMERO]
FECHA DEL GASTO:
MENOR:
CATEGORÍA: [colegio / salud / actividad / ropa / cuidado infantil / viaje / otro]
DESCRIPCIÓN:
IMPORTE / MONEDA:
PAGADO POR:
CLÁUSULA DEL ACUERDO O RESOLUCIÓN:
MÉTODO DE REPARTO: [porcentaje / fijo / otro]
PARTE DE LA OTRA PERSONA:
IMPORTE SOLICITADO:
FECHA / CANAL DE SOLICITUD:
FECHA DE VENCIMIENTO:
IMPORTE / FECHA REEMBOLSADOS:
IMPORTE DISCUTIDO / MOTIVO INDICADO:
ESTADO: [registrado / solicitado / pagado parcialmente / reembolsado / discutido]
ID DE RECIBO:
ID DE PAGO:
ID DE MENSAJE:
SALDO PENDIENTE:
LÍNEA DE CRONOLOGÍA:

Ejemplo trabajado con reembolso parcial

EXP-2026-058. 11 sep 2026; menor J; categoría colegio; calculadora obligatoria; GBP 48.00 pagados por el Progenitor A. Acuerdo AGR-03, punto 7: partes iguales de material escolar acordado. Mensaje de acuerdo previo MSG-188. Parte de la otra persona: GBP 24.00. Solicitado el 12 sep por correo electrónico. GBP 15.00 recibidos el 18 sep, pago PAY-044. Restan GBP 9.00. Estado: pagado parcialmente. Recibo REC-058. Cronología: 11–18 sep | Gasto escolar | £48 pagados; £24 de parte solicitada; £15 reembolsados; £9 pendientes | EXP-2026-058; REC-058; MSG-188; PAY-044. Esto expresa la aritmética sin describir un pago parcial como una negativa.

Usa fórmulas que no dupliquen el cómputo

• Parte asignada = importe elegible × porcentaje acordado, o el importe fijo indicado
• Pendiente = importe solicitado − importe reembolsado − importe formalmente retirado
• Disputado es un estado o una parte identificada, no un importe adicional añadido a lo pendiente
• Total mensual pagado = suma de gastos originales pagados, no gastos originales más reembolsos recibidos

Ejemplo: coste 48, parte asignada 24, reembolsado 15, disputado 9. Pendiente es 9, no 18. Mantén la moneda explícita y registra por separado cualquier método de conversión.

Árbol de decisión antes de solicitar reembolso

1. ¿El gasto está cubierto por una resolución, acuerdo o práctica establecida? Referencia la fuente exacta.
2. ¿Era necesario el acuerdo previo? Conserva la solicitud y la respuesta antes de tratar el coste como compartido.
3. ¿El recibo está completo y desglosado? Conserva la fecha original, proveedor e importe.
4. ¿Qué reparto se aplica? Muestra la aritmética y cualquier límite o parte excluida.
5. ¿Se recibió el pago? Vincula la transacción y actualiza los importes reembolsados y pendientes.
6. ¿Hay una parte discutida? Registra el motivo e importe indicados sin reescribir el coste original.
7. ¿Es esto manutención o alimentos en lugar de un gasto detallado? Regístralo en la categoría exigida por el acuerdo rector.

Encajar gastos en una cronología organizada

Usa la fecha del gasto para el coste y añade después fechas de solicitud, disputa o reembolso cuando importen. Un resumen mensual podría decir: Septiembre | 6 gastos pagados: £312 | importe compartido asignado: £118 | reembolsado: £79 | pendiente: £39 | EXP-2026-055–060. Cada total debe poder rastrearse hasta filas y recibos originales. No mezcles monedas en un mismo total sin registrar la fecha, tipo y fuente de conversión. Mantén la manutención o alimentos de menores diferenciados de los costes compartidos ad hoc salvo que tu resolución o acuerdo diga lo contrario. La guía de gastos compartidos proporciona asesoramiento de flujo de trabajo más amplio.